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Le contexte

Michel s’occupe de la chorale de sa ville. Il y a quelques années avec un membre de la chorale ils décident de développer un outil en ligne d’aide aux répétions. Malheureusement en 2015 le concepteur du site n’a plus le temps d’effectuer les mises à jour. Michel perd beaucoup de temps à entretenir le site fait par son ami. D’autre part le site est long à charger et la charte graphique le rend peu accessible au personne non avertie (autrement dit à de nouveaux utilisateurs).

La demande

Michel souhaite gagner en productivité, améliorer son service et lui donner un aspect plus moderne.

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La problématique

  • le site emploi d’anciennes techniques, est codé à la main et n’a pas de charte graphique
  • les mises à jour sont complexes et surcharge le serveur
  • le lecteur audio qui sert pour les répétitions ne fonctionne plus
  • les droits d’auteurs des partitions ne sont pas respectés (pas de protection)
  • l’offre d’hébergement, souscrite il y a longtemps, ne correspond plus à l’offre actuelle et pénalise le site

Les challenges

  • Refondre le site utilisé sans ni perdre ni bouleverser les utilisateurs actuels du service (9 000 utilisateurs/mois)
  • Changer des habitudes de travail bien ancrées
  • Transférer sans perte, plus de 1200 fiches chants (soit 2000 fichiers audio, 2000 partitions)
  • Définir une gestion simple des fichiers soumis à droit d’auteur et les protéger

 

La solution

Refonte du site avec ajout d’ un tableau de bord et un outil d’administration

  • Création d’une charte graphique adaptée à tous les supports (responsive)
  • Architecture de l’information pour simplifier la navigation sur le site
  • Choix d’un type d’hébergement adapté à l’utilisation
  • Refonte des fiches de chants
  • Simplification du processus de mise en ligne
  • Automatisation des traitements

Ressources : CMS

Les résultats

  • Productivité : La mise à jour ou la création d’une fiche de chant met moins de 5mn contre 30 mn avant la refonte
  • Visibilité : Le nombre d’utilisateur est passé de 9000 à 20 000 en moins d’un an
  • La chorale découvre que son site est consulté à l’internationale
  • Le serveur n’est plus surchargé par des fichiers en doublons
  • Les utilisateurs envois des message de remerciement et des demandes d’accès au partitions protégées
  • Le nombre de pages vues par session a augmenté par 3

La chorale envisage de mettre en place un accès membre. Ne souhaitant plus souffrir d’un manque de mise  jour, ils envisagent de monétiser le site pour créer un budget destiné à l’entretient du site.